Bedrijfsvoering

Bij de permanent lerende organisatie die we willen zijn past een continue doorontwikkeling van de organisatie en van de sturing op de bedrijfsvoering. Hiervoor investeren we in managementontwikkeling, programmatisch werken en programmatisch en projectmatig werken. Vanuit het coördinatiepunt lerende organisatie blijven we investeren in de nieuwe manieren van werken door het verzorgen van trainingen op het gebied van programmatisch werken, projectmatig werken, procesverbetering en risicomanagement. Ook organiseren we regelmatig leercafé’s en jaarlijks een brede netwerkdag voor alle medewerkers.

Als organisatie staan we niet alleen voor het uitvoeren van de gemeentelijke taken, veel van deze taken zijn belegd bij samenwerkingsverbanden of ketenpartners.  Daar investeren we ook in de verbinding tussen het gemeenschappelijke belang en de ambities van West Betuwe. We investeren daarom ook in het professionaliseren van regie op onze samenwerkingsverbanden.

De aandachtspunten voor 2022 op het gebied van de bedrijfsvoering geven we weer in de volgende subparagrafen:

1. Personeel en organisatie
2. Financiën
3. Inkoop
4. Informatisering en automatisering
5. Huisvesting

1. Personeel en Organisatie
De uitvoering van het programma voor organisatieontwikkeling Samen West Betuws Werken (SWBW) verloopt voorspoedig. De activiteiten die doorlopen in 2022 zijn:

• Verder invullen lerende organisatie waarbij medewerkers vaardigheden, kennis, houding en gedrag voor SWBW blijven ontwikkelen. In 2021 startten we met de ontwikkelgesprekken, hier geven we in 2022 verder invulling aan. We bouwen de academie voor het organisatieleren verder uit en zetten de lijn van leercafé’s en een netwerkdag ook in 2022 voort.
• Voortzetten optimaliseren van processen met LEAN. We leiden extra mensen op zodat uiteindelijk elk team beschikt over een expert in procesverbetering
• Doorontwikkeling programmatisch en projectmatig werken

Overige aandachtspunten op het gebied van personeel en organisatie in 2022 zijn:

• Doorontwikkelen teamplannen voor een goede sturing op de uitvoering
• Verbeteren managementinformatie over de personeelsbudgetten en uitgaven (samen met BWB)
• Optimaliseren van de inzet van onze beleidscapaciteit
• Opstellen en implementeren vitaliteitsbeleid (samen met BWB)
• Opstellen en implementeren loopbaan- & mobiliteitsbeleid (samen met BWB)
• Werving kwalitatief goed/deskundig personeel in relatie tot de arbeidsmarkt. We merken dat we als nieuwe, ambitieuze gemeente nieuwe medewerkers aantrekken. Toch zien we nu al moeilijk vervulbare posities, bijvoorbeeld op het gebied van Ruimtelijke ontwikkeling en bij BWB op het gebied van bedrijfsvoering. De kans is groot dat deze trend zich in 2022 voortzet, zie hiervoor ook het risicoprofiel in de paragraaf Weerstandsvermogen
• Opstellen strategisch personeelsplan
• Voorbereiden Samen West Betuws Werken in de nieuwe (t)Huisvesting.

2. Financiën
Het is van belang dat we als gemeentelijke organisatie grip hebben en houden op de budgetten en dat eventuele afwijkingen tijdig worden gemeld. Hiervoor zorgen we ervoor dat taken, rollen en verantwoordelijkheden helder zijn, en de betrokkenen beschikken over voldoende competenties.
In 2022 gaat onze aandacht vooral uit naar:

• Doorontwikkeling financieel bewustzijn in de hele organisatie
• De kwaliteit van de financiële advisering
• Samen met BWB ronden we de in 2021 in gang gezette verbeteracties ten aanzien van de financiële administratie af: optimalisatie gebruik financieel systeem, maandelijkse controles en samenwerking financiële teams en vakteams
• Implementeren van een verplichtingenadministratie (samen met BWB).

3. Inkoop
Goede inkoop is ondersteunend aan een goed budgetbeheer en het bereiken van de inhoudelijke doelstellingen. Met een professionele inkoopaanpak zorgen we voor rechtmatige aanbestedingen en een goede prijsstelling binnen de gewenste kwaliteit. De invoering van de inhuurdesk met een dynamisch aankoopsysteem via BWB is een voorbeeld van een succesvolle professionalisering van dit onderdeel van inkoop.
We blijven ook in 2022 investeren in het professionaliseren van onze inkoop door onder andere:

• het voorbereiden van de invulling van de taakstelling op de inkopen

• Verdiepen rol- en taakverantwoordelijkheden op het gebied van inkoop en gebruik van ondersteunende systemen
• Verbinden inkoopplanning en liquiditeitsplanning
• Versterken van de regionale samenwerking op het gebied van inkoop.

4. Informatisering en automatisering
Op het gebied van informatisering en automatisering staat in 2022 een groot aantal onderwerpen op de jaarplanning van BWB en de gemeenten. Deze punten zijn ondersteunend aan onze dienstverleningsprocessen en interne processen. Belangrijke punten zijn:

• Aanbesteding van het financieel systeem en het ondersteunende systeem voor het sociaal domein
• Vervangen van de website
• Anonimiseren van persoonsgegevens
• Aanpassingen in het kader van de Wet open overheid en de Wet hergebruik overheidsinformatie
• Aanschaf van een controltool
• Onderzoek naar de mogelijkheden van datagestuurd werken en implementatie hiervan door middel van een datawarehouse.

5. Huisvesting
(t)Huisvesting
We werken onverminderd hard aan de voorbereiding van de verbouwing ten behoeve van onze nieuwe (t)Huisvesting. Uitgaande van een afgerond aanbestedingsproces zal in 2022 de verbouwing en nieuwbouw van het gemeentehuis plaatsvinden.
Tijdens de bouw zal in opdracht en onder regie van de gemeente directievoering en toezicht plaatsvinden.
Ook worden maatregelen getroffen om de overlast voor de omgeving van het gemeentehuis zoveel mogelijk te beperken.
Daarnaast zijn in 2022 aan de orde:

• keuze en aanbesteding van de raadsvoorzieningen
• keuze en aanbesteding van de losse en vaste inrichting
• de selectie van kunst en cultuur
• het bedrijfsrestaurant
• de inrichting van de openbare buitenruimte.

Gemeentewerf
In 2022 selecteren we de architect die een ontwerp zal maken van het kantoor, de overige opstallen en de terreininrichting. Ook maken we een keuze over de wijze van aanbesteding van het project. Dit alles in nauwe samenwerking met mede-opdrachtgever de provincie Gelderland.
Verder starten we in 2022 het voorbereiden van de verkoop van de huidige twee werven in Geldermalsen en Heukelum.